Wie ein digitaler Kalender zur Informations-Plattform wird

Von der Idee bis zur Umsetzung – Product Owner Sascha Langhorst erzählt vom matizze-Projekt „Kalendereinträge digital veröffentlichen“

Termine werden heute zum größten Teil digital festgehalten und verwaltet. So hat jeder seinen persönlichen Zeitplan stets verfügbar und kann sich dank Reminder-Funktion darauf verlassen keinen wichtigen Termin zu verpassen. Schwieriger wird es, wenn für die eigene Planung zusätzlich die Zeiten der Kollegen relevant sind oder die Belegung von Konferenzräumen geplant werden muss: Wie werden Kunden oder Kollegen über die persönliche Verfügbarkeit in Kenntnis gesetzt? Wie sollen Außenstehende wissen, zu welcher Zeit innerhalb eines Raumes wichtige Termine stattfinden? Wie lassen sich unangenehme Störungen vermeiden? Wie können Termine, Meetings und Raumbelegungen innerhalb des Kalenders organisiert und dann zielgerichtet, also raumbezogen und termingerecht, öffentlich zugänglich gemacht werden?

Sascha Langhorst

All diese Fragen stellte sich Sascha Langhorst, als er im Zuge der Weiterentwicklung der Electronic Shelf Labeling (ESL)-Software matizze über neue Einsatzmöglichkeiten der digitalen Displays nachdachte. Eigene Erfahrungen mit den Büros und Meetingräumen der S+S SoftwarePartner GmbH, für die er die Entwicklung der cloudbasierten Plattform von Anfang an betreut und vorangetrieben hat, brachten seine Gedanken in Schwung. „Was wäre, wenn ich als Nutzer eines digitalen Kalenders meine Termine nicht nur für mich verwalten, sondern automatisch auch auf elektronischen Displays freigeben könnte? Ein digitales Türschild vor meinem Büro könnte auf meine Termine hinweisen und Kollegen sehen direkt, wann ich in einem Termin bin und unterbrechen mich nicht, indem sie zur Tür hereinplatzen.“

Büros und Meetingräume übersichtlich verwalten

Kalender digital abbilden

Als digitales Informationsschild am Büro bzw. Besprechungsraum zeigt das batteriebetriebene und daher frei positionierbare Display alle relevanten Termine aus dem Online-Kalender. Diese Funktionalität erklärt Sascha Langhorst so: „Wir nutzen die Anwendung matizze.studio zur Verwaltung der Displays. Wer dort eine Verknüpfung zu seinem Kalender einrichtet kann innerhalb der Plattform auf alle angelegten Termine zugreifen. Er kann diese dann bedarfs- und termingerecht auf einem integrierten Display seiner Wahl veröffentlichen.“

Sekundenschnelle Aktualisierung einfach auf Knopfdruck

Die Displays können aus dem matizze.studio heraus einzeln oder gruppiert angesprochen und aktualisiert werden. Sowohl die Bereitstellung der persönlichen Terminplanung als auch ein aktives Raummanagement lassen sich mit dem neuen Feature problemlos umsetzen. Dabei ist es völlig egal, ob Termine bereits langfristig geplant sind oder spontan angesetzt werden. Das matizze.studio ist eine mobile Cloud-Anwendung. Diese ermöglicht es über verschiedene Endgeräte auch auf kurzfristige Veränderungen reagieren zu können, ohne das Meeting verlassen zu müssen. Sascha Langhorst nennt folgendes Beispiel: „Entgegen aller Planungen dauert eine Besprechung länger als gedacht und ein direkter Folgetermin für denselben Raum steht bevor. Wie unpassend wäre es, wenn alle Teilnehmer des anderen Meetings gleich in den bestehenden Termin hereinplatzen. Über das matizze.studio kann innerhalb kürzester Zeit, z.B. mit dem Smartphone, auf verschiedene Weisen entgegengewirkt werden. Eine entsprechende Notiz wird auf dem Display des Raumes hinterlegt und das nächste Meeting in einen anderen Raum verlegt. Hat dieser Raum ebenfalls ein Display zur Anzeige der Belegung, so kann die Änderung hier auch direkt veröffentlicht werden. Alternativ können beide Meetings im Kalender entsprechend umterminiert werden, so dass die 30-minütige Verzögerung direkt außerhalb des Raumes ersichtlich ist.“

Eigenes Design zur digitalen Kalenderausgabe erstellen

Neben der Displayverwaltung bietet das matizze.studio ein Feature zur Gestaltung der digitalen Label. So kann die Darstellung auch optisch den individuellen Vorstellungen angepasst werden, z.B. durch das Firmenlogo, ein Foto, ein aussagekräftiges Icon oder einen QR-Code, der es ermöglicht online einen freien Termin zu buchen.
Übrigens: Ein Feature des matizze.studios, den Display Editor, bieten wir dir als Testversion an. Hier kannst du ausprobieren und dein erstes eigenes Design erstellen.

So geht es weiter…

Für Sascha Langhorst und sein Team ist die Implementierung des Kalender-Features noch nicht abgeschlossen. „Wir sammeln jetzt die ersten Nutzererfahrungen und werden bestimmt noch den einen oder anderen Feinschliff vornehmen. Die Funktion Kalendereinbindung ist bisher mit allen Google Kalendern umgesetzt. Zukünftig soll auch die Verknüpfung mit Microsoft Outlook möglich sein.“

Du hast noch Fragen oder möchtest mehr über matizze erfahren. In einem Videocall mit Sascha Langhorst kannst du dich umfassend informieren, ob matizze zu dir und deinem Unternehmen passt.

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